Gestão de estoque: Tudo que você precisa saber

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27 de setembro de 2022

Não existem dúvidas de que o estoque é uma das partes mais importantes de uma empresa. 

E, por isso, a gestão de estoque se torna essencial para o bom funcionamento do negócio, por permitir um acompanhamento das entradas e saídas de mercadorias. 

Além de organizar logisticamente, a gestão também ajuda a entender as métricas e o comportamento do cliente. 

Entenda mais sobre a gestão de estoque, como fazer e as vantagens para a sua empresa, continue lendo!

O que é Gestão de Estoque?

De forma simples, a gestão de estoque é um processo que serve para controlar os produtos armazenados na empresa. 

Esses produtos podem ser os itens finais, vendidos para os clientes, ou a matéria-prima usada para fabricação.

É importante frisar, também, que existem várias formas de fazer uma gestão eficiente do estoque. Portanto, a escolha vai depender do que a organização julgar mais prático.

Qual a importância da gestão de estoque para sua empresa?

Para entender melhor a necessidade de uma gestão de estoque, vamos fazer o caminho contrário — o que acontece quando não se tem essa gestão.

Se você não tem conhecimento do que entra e sai do estoque, é impossível contabilizar o volume de mercadorias. 

Pensando no estoque como, também, um indicador da receptividade dos clientes aos produtos, é essencial fazer o controle para ter as métricas e conseguir adequar o catálogo de acordo com elas.

Quais os métodos de gestão de estoque?

Você já percebeu que sem uma gestão de estoque eficiente, é difícil que uma empresa tenha sucesso, certo?

Existem várias vantagens desse controle, principalmente quando se trata de logística e relacionamento com o cliente. 

Mas, como fazer uma boa gestão de estoque? Primeiramente, é preciso definir qual será o método utilizado para a função. Veja alguns dos mais comuns. 

1. Custo Específico

Consiste em definir o preço de cada item no estoque, usando essa informação para calcular o valor total dos itens disponíveis. 

Funciona para pequenos negócios ou para empresas com um número menor de vendas. No varejo, é melhor contar com outras técnicas mais rápidas e práticas, já que o fluxo de caixa é muito grande.

2. Curva ABC

Nesse método, o gestor separa os itens em três categorias: A, B e C. Cada uma delas corresponde a um valor.

O cálculo é feito com base no princípio de que 80% das consequências são causadas por 20% das ações. Assim, é possível identificar os produtos principais e investir neles.

3. PEPS

Primeiro a entrar, primeiro a sair — essa é a frase principal do método que é muito eficaz para controlar produtos com data de validade.

Funciona assim: quando uma compra é realizada, os produtos mais antigos são enviados, garantindo, assim, que exista uma rotatividade no estoque e não fiquem produtos vencidos.

4. UEPS

No ritmo contrário, o UEPS significa “último a entrar, primeiro a sair”. Não é indicado para produtos perecíveis, e sim para os que não possuem data de validade.

Com a venda dos produtos mais recentes, é possível identificar quais são os itens com mais saída, ajustando o reabastecimento com base nessa métrica. 

5. Custo Médio

O custo médio é usado para calcular o preço dos produtos. Ele consiste em fazer uma média entre o valor dos produtos já existentes no estoque e nos recém-adicionados.

É uma boa opção para empresas que vendem pouca variedade de produtos, pois o cálculo deve ser feito em cada item. 

6. Custo de Venda a Varejo

Nesse caso, é usado o preço final da venda de cada item para calcular o valor do estoque. 

Permite um acompanhamento mais real e próximo, mas, demanda um tempo maior de organização ou o uso de ferramentas externas para tornar o processo mais simples.

Quais as boas práticas para gestão de estoque?

Não basta ter uma forma de controle do estoque, é preciso, de fato, aplicar mudanças e adequações necessárias.

Algumas práticas são muito importantes para uma gestão eficiente, conheça mais sobre cada uma delas.

  • Giro de estoque: o giro representa o tempo que um item levou para sair do estoque, ou seja, ser vendido. Produtos de alto giro trazem mais lucro para a empresa.
  • Inventário: este é o registro de todos os produtos que você tem no estoque. É primordial mantê-lo atualizado para saber o que é vendido e o que não traz bons resultados. 
  • Registro de entradas e saídas: a gestão anda lado a lado com a logística reversa; por isso, é essencial registrar o giro dos produtos para entender o contexto geral das vendas.
  • Equilíbrio de itens no estoque: se um produto vende muito mais que outros, o estoque fica desequilibrado, e pode ser hora de fazer uma promoção ou oferecer condições especiais. 
  • Organização: ainda que exista o cadastramento dos produtos do estoque, a organização é essencial por poupar tempo dos funcionários, que saberão exatamente onde encontrar cada item. 
  • Integração com a empresa: não basta manter a gestão do estoque em dia se o restante da empresa não o acompanha. 

Quais ferramentas para fazer gestão do estoque?

Em grandes empresas, pode ser difícil manter o estoque organizado, já que existe uma vazão muito frequente de itens. 

Nesses casos, e até em pequenos empreendimentos, usar ferramentas é uma ótima opção para agilizar a contabilidade dos produtos e materiais. 

Conheça alguns dos principais aliados na gestão do estoque empresarial.

1. Kanban

Kanban, além de uma ferramenta, é um método de organização visual. Ele usa as dicas visuais para cuidar do estoque. 

Podem ser usados, por exemplo, cartões que representam o nível do estoque. Com a cor verde significando estoque cheio e o vermelho representando a falta de itens. 

2. ERP

O ERP, ou Planejamento de Recursos Empresariais, é um software que engloba todas as informações de gestão de uma empresa no mesmo lugar. 

Pode ser usado para organizar as finanças, quadro de funcionários, vendas e, claro, a gestão do estoque. 

Para conseguir um ERP, vai ser necessário contar com o intermédio de outras empresas, as desenvolvedoras de tais sistemas. 

3. Sistema de revisão de 2 gavetas

O sistema de duas gavetas é mais indicado para aqueles produtos com poucas vendas. 

Em uma das gavetas, coloca-se a quantidade esperada de vendas. Na outra, o que é remanescente. 

Quando acabar o estoque da primeira gaveta, vê-se que é hora de comprar mais itens. Enquanto esses não chegam, ainda existem alguns na segunda gaveta para suprir a necessidade. 

Como evitar perdas na gestão de estoque?

Uma gestão eficiente prevê que acontecimentos inesperados são comuns, como a perda de itens.

Ainda que seja uma situação normal, deve ser evitada, pois gera prejuízos para a empresa (principalmente se perdem muitos produtos). 

Alguns hábitos podem ajudar na prevenção de erros, veja como fazer. 

1. Garanta um processo de reposição de produtos

Em uma atitude de contenção de danos, é sempre importante ter um processo de reposição, para aplicar no caso de perdas. 

Assim, você evita que a empresa sofra em dobro: com os produtos e com as vendas que seriam feitas enquanto não existe estoque

Esse processo deve envolver uma forma rápida e barata de compra e entrega dos itens. 

2. Faça treinamento com seus colaboradores

A melhor forma de evitar prejuízos no estoque é treinando os funcionários para eles manusearem os produtos de forma correta. 

Afinal, os colaboradores são as pessoas com maior contato com o estoque diariamente. 

Os treinamentos também colaboram para a segurança dos próprios funcionários, considerando a responsabilidade de lidar com tantos produtos. 

3. Se tiver mercadorias paradas, faça queima de estoque

É comum que alguns itens sejam mais populares do que outros. Porém, isso não significa que aqueles insumos foram “perdidos”. 

Para diminuir os prejuízos em caso de poucas vendas, a queima de estoque é a melhor opção. 

Ofereça descontos ou, até mesmo, brindes na compra destes produtos, e assim libere espaço no estoque para os preferidos dos clientes. 

4. Deixe os produtos bem organizados na gôndola

A organização evita perdas, sim. Isso porque ela permite verificar, por exemplo, os produtos que estão perto da data de validade. 

Em lojas físicas, a forma que os itens são dispostos para os clientes também faz a diferença, levando-os a comprar mais, ou menos, de uma determinada marca. 

Quais os principais erros na gestão de estoque?

Por não entender muito de gestão, muitas pessoas erram no estoque. Saiba, desde já, que esse é um dos setores mais importantes de toda empresa.

Para evitar prejuízo e tornar o trabalho de todos mais prático e eficiente, veja o que você deve evitar na hora de gerir os itens. 

Comprar mais, ou menos, produtos do que o necessário

Estocar produtos se baseando no “achismo” é sempre uma má ideia. O comportamento do cliente pode e vai mudar ao longo do tempo.

Por isso, sempre compre os produtos conforme as métricas e informações do estoque e o histórico de vendas. Assim, você evita prejuízos. 

Não realizar inventários periódicos

Empresas que não costumam fazer inventários com frequência estão mais propensas a perder mercadorias. 

Isso acontece porque, sem o inventário, é impossível saber os produtos que estão próximos do vencimento ou quais precisam de reposição. 

O período de inventário vai depender do volume de vendas da empresa, algumas podem precisar de documentação mensal, e outras, semanal.

Não padronizar e detalhar a descrição dos produtos

Se a sua empresa usa ferramentas digitais para gestão do estoque, não deixe de descrever com detalhes tudo o que for possível. 

Esses detalhes são importantes para auxiliar os colaboradores a encontrar cada item, solicitar reposição, entre outras tarefas. 

Não atualizar entradas e saídas em tempo real

É recomendável que tudo seja atualizado assim que a venda acontecer, só assim as informações estarão disponíveis em tempo real.

Para isso, softwares como o ERP, que reúnem tudo sobre a empresa em um só ambiente, são ideais.

Solução para gestão de estoque

Não é simples lidar com um estoque, principalmente quando se trata do ramo de varejo. 

Conte com a Entrega Full para facilitar todo o processo de logística da sua empresa, desde a gestão de estoque até a entrega para o cliente final. 

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